Como saber se os e-mails da empresa estão chegando?
Enviando um e-mail de verdade e conferindo se ele chegou. No Monitor, uma verificação de e-mail usa um endereço de teste da sua empresa, uma caixa que ninguém lê. Por padrão, a cada hora, o remetente da 2N5 envia uma mensagem para ele, o Monitor procura essa mensagem na caixa e registra em quanto tempo ela chegou e em que pasta caiu. Isso responde à pergunta de quem depende de e-mail: quem escreve para nós consegue nos alcançar?
Como funciona o teste de ida e volta?
- Envio. O Monitor envia ao endereço de teste uma mensagem simples, sem links, imagens ou rastreadores. O remetente se chama “Monitor da 2N5”, e o assunto fica em português quando o endereço termina em
.bre em inglês nos demais. A mensagem leva uma identificação própria da rodada em um cabeçalho e na última linha do texto. - Busca. Cerca de uma vez por minuto, o Monitor procura essa identificação na caixa, inclusive na pasta de spam.
- Veredito. Chegou à caixa de entrada: aprovado. Caiu no spam ou chegou depois do prazo da verificação: degradado. Não apareceu em quinze minutos: o Monitor envia outro teste e, se este também não chegar, abre um incidente.
- Limpeza. A mensagem encontrada vai para a lixeira na hora, junto com qualquer teste anterior que tenha chegado atrasado. Ninguém da empresa vê um teste.
Cada rodada guarda o tempo de entrega e o resultado das verificações de remetente feitas pelo servidor que recebeu (SPF, DKIM e DMARC), para que um resultado de spam possa dizer o porquê.
Que tipos de caixa o Monitor consegue acompanhar?
| Tipo de conta | O que o Monitor faz |
|---|---|
| Conta Google ou Google Workspace | Quem administra a caixa entra uma vez com o Google, por um link de conexão válido por 7 dias, e o Monitor passa a procurar nela a mensagem de teste. Não se pede servidor, porta nem senha |
| Só envio (SMTP) | Não lê caixa nenhuma: a cada rodada, o próprio servidor de saída da empresa envia um teste desse endereço para uma caixa da 2N5, onde o Monitor o procura, na caixa de entrada ou no spam, e o apaga. Fica fora do ar quando o servidor não responde, não criptografa, recusa o login, se recusa a enviar ou o teste não chega, e degradado quando cai no spam |
| Caixa de outro provedor, por IMAP | Lê a caixa com login e senha, inclusive a pasta de spam, e também pode conferir se a empresa consegue enviar, como acima, com o mesmo login |
Na prática, a 2N5 faz a configuração com você, como no resto do serviço gerenciado. O provedor de e-mail é sempre o que a sua empresa já usa.
O que acontece quando a caixa de e-mail enche?
Quando a caixa informa o espaço usado e o limite, ou você informa o tamanho dela, o Monitor mostra a porcentagem usada e a compara com duas marcas de cada verificação:
- Marca de aviso: as pessoas responsáveis são avisadas uma vez a cada vez que a marca é cruzada, e a verificação continua aprovada.
- Marca de alerta: a verificação passa a falhar e sobe a escada de escalonamento. O mesmo vale para um teste que volta devolvido por caixa cheia.
Sem um limite conhecido, o Monitor mostra só o tamanho, nunca uma porcentagem inventada. Com a caixa em 100%, quem escreve para o endereço recebe uma devolução, e a tela de aviso lembra que é preciso liberar espaço ou aumentar a cota com o provedor.
Que alertas a sua equipe recebe?
Um e-mail que não chega abre um incidente e dispara os alertas escalonados: e-mail para a primeira camada, com confirmação em um toque, e a subida de camada em camada se ninguém assumir. Quando as mensagens voltam a chegar, os contatos da empresa são avisados de que foi resolvido.
Spam, atraso e caixa quase cheia são avisos. Eles informam os contatos, sem acordar a escada. Uma janela de manutenção silencia a verificação durante um trabalho planejado.
Como o e-mail entra no relatório?
O relatório mensal inclui a verificação de e-mail na página de serviços online: a disponibilidade, calculada como a dos circuitos de dados, a parcela dos testes que chegou à caixa de entrada e o tempo de entrega. Vale o mesmo critério do SLA: queda é tempo fora do ar, aviso aparece mas não conta, e o tempo em que a 2N5 não pôde verificar fica fora do cálculo.
O que o monitoramento de e-mail não faz?
O teste confirma que o e-mail enviado para a empresa chega. Ele não mede se as mensagens que a empresa envia caem na caixa de entrada de outras pessoas. Para o site da empresa, veja o monitoramento de sites.
Perguntas frequentes
O e-mail de teste cai na caixa de entrada?
É o que se espera, e o Monitor confere. Se o teste cair no spam ou chegar mais tarde do que o limite da verificação, o resultado fica como degradado, um aviso que não sobe a escada. O teste é escrito como um e-mail comum, sem links nem imagens, e é apagado assim que é encontrado.
O que acontece quando a caixa de e-mail enche?
A verificação lê o espaço usado e compara com duas marcas, de aviso e de alerta. Na marca de aviso, as pessoas são avisadas uma vez e a verificação continua aprovada. Na de alerta, ela passa a falhar e sobe a escada, porque com a caixa cheia quem escreve para a empresa recebe uma devolução.
Alguém da empresa precisa ler os e-mails de teste?
Não. O endereço de teste é uma caixa que ninguém lê, e cada mensagem é movida para a lixeira assim que é encontrada, junto com qualquer teste anterior que tenha chegado atrasado. O texto do teste diz que ele é automático e que não precisa ser respondido.
O Monitor verifica os e-mails que a minha empresa envia?
O teste de ida e volta confirma que o e-mail enviado para a empresa chega. Opcionalmente, o Monitor também confere o envio: ele entra no servidor de saída da empresa e pede que aceite uma mensagem desse endereço, mas para antes de enviar qualquer coisa.
Uma falha da 2N5 conta como e-mail fora do ar?
Não. Se o remetente da 2N5 não consegue enviar o teste, ou a caixa deixa de poder ser lida, o resultado fica como não avaliado: não conta contra a sua empresa e quem é avisado é a 2N5. Assim, a sua equipe só é acordada por problemas que de fato afetam o e-mail da empresa.
Como saber se os e-mails da empresa estão chegando?
Com um teste de ida e volta. O Monitor da 2N5 envia um e-mail de teste por hora para uma caixa da empresa, confere se ele caiu na caixa de entrada ou no spam e o apaga em seguida. Se a mensagem não chega, atrasa ou a caixa está enchendo, a sua equipe é avisada antes de o cliente reclamar.